Gniazdoagent dla coworkingów i biur serwisowanych Porozmawiajmy
0.00Coworking · biuro serwisowane · wirtualne biuro

Recepcja, która nie zamyka się o 18:00 i pamięta każdy kredyt na salę

Gniazdo odpowiada na zapytania i wycenia plany, umawia oprowadzenia, pilnuje rezerwacji sal i budek, melduje gości, zgłasza listy i paczki wirtualnym biurom, nalicza dopłaty, a z wydarzeń społeczności robi posty na LinkedIn i Instagram. Community manager wreszcie zajmuje się ludźmi, a nie skrzynką.

Wypróbuj agenta Zobacz rzut procesów
2 minodpowiedź na zapytanie o biuro, także o 22:00
15 minbez check-inu i sala wraca do puli dla czekających
tego dniakażdy list i paczka zgłoszone adresatowi
Gniazdo · recepcjaodpowiada teraz
WhatsApp
Przykład: adres do rejestracji spółki
1.01Rzut procesów

Jedenaście pomieszczeń, w których dziś ginie czas zespołu

Rozrysowaliśmy przestrzeń tak, jak ją widzi manager: od pierwszego zapytania po odnowienie umowy. Kliknij pomieszczenie, żeby zobaczyć, co przejmuje agent, a co zostaje przy ludziach.

2.01Wypróbuj

Sześć przykładowych zadań. Klikaj jako członek, gość albo manager.

Dane są przykładowe: przestrzeń w Poznaniu, dwa piętra, 142 członków, trzy sale i dwie budki. Panel „Agent w tle” pokazuje każdy krok, który agent wykonuje za kulisami.

Zapytanie ze strony: „szukamy miejsca od grudnia”

przykład
Plan
Dodatki
Oprowadzenie albo bezpłatny dzień próbny

Agent w tle

4.01Policz u siebie

Ile godzin recepcji odzyskasz i ile przychodu przestanie uciekać

Ustaw liczby ze swojej przestrzeni. Założenia są wypisane pod wynikiem, żeby każdą liczbę dało się sprawdzić.

Odzyskany czas w miesiącu

Założenia
  • Zapytanie z wyceną i umówieniem dziś: 35 min, z agentem 8 min (oprowadzenie robi człowiek i nie jest liczone).
  • Rezerwacje, zmiany i konflikty: 4 min na rezerwację dziś, 0,5 min z agentem.
  • Przesyłka: 6 min dziś (wpis, skan, e-mail), 2 min z agentem, bo skanowanie i półka zostają.
  • Pytania członków (Wi-Fi, faktury, drukarka, zasady): 0,6 na członka w miesiącu po 5 min, agent zamyka 80%.
  • Rozliczenie miesiąca: 4 min na członka dziś, 1 min z agentem.
  • No-show: rezerwacja średnio 1,5 h, 60% zwolnionych na czas, 35% z nich sprzedanych ponownie.
  • Social media: post ze zdjęciem i tekstem 50 min dziś, 12 min z agentem (zdjęcie i akceptacja zostają), plus 2 h tygodniowo odpowiedzi na komentarze i opinie, z agentem 30 min.
  • Dopłaty: 20% członków przekracza kredyty średnio o 3 h, dziś 30% tego nie trafia na fakturę.
5.01Wdrożenie

Cztery tygodnie od rzutu piętra do pierwszego członka obsłużonego przez agenta

01

Cennik i zasady

Wgrywamy plany, kredyty, regulamin sal, zasady no-show, rzut piętra i listę biur z metrażem.

  • stawki i rabaty za okres
  • progi akceptacji managera
02

Systemy i kanały

Łączymy system rezerwacji, kontrolę dostępu, Slacka społeczności, WhatsApp, skrzynkę, program do faktur oraz LinkedIn, Instagram, Facebooka i profil w Google.

  • faktury do KSeF przez Twój program
  • kiosk na tablecie w recepcji
03

Praca z akceptacją

Agent odpowiada na prawdziwe zapytania, a każdą wiadomość zatwierdza ktoś z zespołu jednym kliknięciem.

  • poprawki trafiają do zasad
  • szablony w Waszym tonie
04

Start

Agent działa samodzielnie w ustalonych granicach. Manager dostaje poranny raport i tablicę spraw.

  • raport tygodniowy obłożenia
  • przegląd po 30 dniach
zawsze człowiek

Umowy i rabaty ponad próg

Agent liczy ofertę i proponuje, ale rabat powyżej ustalonego limitu i umowy niestandardowe zatwierdza manager.

zawsze człowiek

Weryfikacja klienta wirtualnego biura

Usługa adresu siedziby wiąże się z obowiązkami AML. Agent zbiera dokumenty i dane beneficjenta, decyzję podejmuje osoba odpowiedzialna.

zawsze człowiek

Treść korespondencji

Bez pisemnej zgody klienta skanowana jest tylko koperta. Pisma z sądu i urzędów idą do klienta od razu, z telefonem od recepcji.

zawsze człowiek

Wstrzymanie dostępu za zaległości

Agent przypomina o płatności i proponuje raty. Zablokowanie karty to zawsze decyzja managera.

od razu do człowieka

Bezpieczeństwo i awarie

Zalanie, alarm, brak prądu, wypadek: agent dzwoni do dyżurnego, nie czeka na kolejkę zgłoszeń.

zawsze człowiek

Spory między członkami

Hałas przy biurkach, zajmowanie sal, konflikt o miejsce parkingowe: agent zbiera fakty i przekazuje rozmowę.

tylko za zgodą

Wizerunek członków i gości

Zdjęcia osób, przedstawienie członka i oznaczenie firmy tylko z zapisaną zgodą (RODO, prawo do wizerunku), z możliwością jej cofnięcia. Bez ekranów z danymi, nazw klientów członków i adresów domowych.

zawsze człowiek

Publikacja i krytyczne opinie

Agent publikuje sam tylko w regułach zatwierdzonych przez firmę. Posty z osobami i cenami oraz odpowiedzi na negatywne opinie zatwierdza manager.

6.01Wyjście: rozmowa

Zbudujemy Gniazdo dla Twojej przestrzeni

Pokaż nam, jak dziś przyjmujesz zapytania, rezerwacje i pocztę i jak prowadzisz LinkedIn, Instagram i opinie Google. W 30 minut wskażemy, co agent przejmie od pierwszego tygodnia i ile godzin recepcji odzyskasz.

Napisz: kontakt@naszagent.pl Przelicz oszczędności Wróć do demo